Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Sulasol ry

Rekisterinpitäjä
Sulasol ry
Tallberginkatu 1 C / 18, 00180 Helsinki
sähköposti: jasenrekisteri@sulasol.fi
www: http://www.sulasol.fi
y-tunnus: 0217202-5

Yhteyshenkilö
Aino Herranen, toiminnanjohtaja
sähköposti: aino.herranen@sulasol.fi
puhelin: 050 562 8884

Rekisterin nimi
Sulasolin jäsenrekisteri
Rekisteri on yhteisrekisteri, jota käyttävät Sulasolin lisäksi sen erikoisliitot ja piirit omien jäsenyhdistystensä osalta sekä jäsenyhdistykset omien jäsentensä osalta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Jäsenrekisterissä olevia Sulasolin jäsenyhdistysten jäsenten tietoja käytetään Sulasol-lehden postittamiseen.

Rekisterissä olevia Sulasolin erikoisliittojen, piirien ja jäsenyhdistysten yhteys- ja vastuuhenkilöiden tietoja käytetään Sulasolin sekä sen erikoisliittojen, piirien ja jäsenyhdistysten väliseen viestintään sekä jäsensuhteen ylläpitoon.

Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisterissä olevat tiedot saadaan Sulasolin jäsenyhdistyksiltä.
Rekisterissä on seuraavat tiedot Sulasolin jäsenyhdistysten henkilöjäsenistä:
• Etu- ja sukunimi
• Postiosoite
• Jäsenyhdistyksen nimi
• Rooli yhdistyksessä

Sulasolin erikoisliittojen, piirien ja jäsenyhdistysten yhteys- ja vastuuhenkilöistä on rekisterissä seuraavat tiedot:
• Etu- ja sukunimi
• Postiosoite
• Sähköpostiosoite
• Puhelinnumero
• Rooli yhdistyksessä

Jäsenyhdistykset voivat lisätä rekisteriin myös muita toiminnassaan tarpeellisiksi katsomiaan tietoja. Sulasol ei käytä näitä tietoja omassa toiminnassaan.

Säännönmukaiset tietolähteet
Sulasolin jäsenyhdistykset lisäävät jäsentensä tiedot rekisteriin ja päivittävät ja ylläpitävät niitä. Tietoja syntyy myös Sulasolin omassa toiminnassa.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhteisrekisterin tietoja käyttävät Sulasolin lisäksi sen erikoisliitot ja piirit omien jäsenyhdistystensä osalta sekä jäsenyhdistykset omien jäsentensä osalta.

Rekisterin tietoja siirretään kirjapainolle Sulasol-lehden postitusta varten.

Rekisterin tietoja luovutetaan rekisterin verkkopalvelun palveluntarjoajalle (henkilötietojen käsittelijä)

Rekisterin tietoja ei luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin.

FloMembers-järjestelmän ylläpito on hajautettu useammalle EU-alueella sijaitsevalle palvelimelle. EU-alueen ulkopuolelle dataa siirtyy seuraavissa tapauksissa:

• Suurin osa jäsenrekisteristä lähtevistä sähköpostiviesteistä välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
• Tekstiviestit välitetään yhdysvaltalaisten palvelimien kautta.
• Joidenkin asiakkaiden varmuuskopioita säilytetään Dropboxissa, jonka palvelimet sijaitsevat enimmäkseen Yhdysvalloissa.

Tietojen suojaamisen periaatteet
Manuaalinen aineisto säilytetään normaalia huolellisuutta ja varovaisuutta noudattaen Sulasolin lukituissa toimitiloissa.

Sulasolin jäsenrekisterin tietoja säilytetään sähköisessä rekisteripalvelussa (FloMembers-jäsenrekisteri / palveluntarjoaja Flo Apps Oy). Järjestelmä täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset. Sitä monitoroidaan ympäri vuorokauden. Jäsentietojen tietoturvasta on huolehdittu muun muassa seuraavasti:

1. Verkkoliikenne on SSL-suojattu.
2. Salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina.
3. Kriittiset operaatiot tallennetaan järjestelmälogeihin.

Rekisterissä olevia tietoja käytetään henkilön käyttäjäroolin mukaiset käyttöoikeudet antavilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Rekisteriin on pääsy ainoastaan Sulasolin nimetyillä työntekijöillä sekä verkkopalvelun palveluntarjoajalla (henkilötietojen käsittelijä). Lisäksi erikoisliittojen ja piirien edustajat pääsevät omien organisaatioidensa jäsentietoihin salasanoilla suojatuilla käyttäjätunnuksilla. Sulasolin jäsenyhdistykset pääsevät omiin tietoihinsa salasanoilla suojatuilla käyttäjätunnuksilla.

Tietojen säilytysaika
Yksittäisen henkilön tietoja pidetään rekisterissä niin pitkään kuin hän on Sulasolin jäsenyhdistyksen jäsen.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin sisältyvät itseään koskevat henkilötiedot. Tarkastuspyyntö tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tarkastusta pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. Tarkastuksen kohteena olevat tiedot annetaan pyynnöstä kirjallisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Koska rekisterin tiedot saadaan Sulasolin jäsenyhdistyksiltä, tietojen oikaisupyynnöt pyydetään osoittamaan ensisijaisesti asianomaiselle jäsenyhdistykselle.
Oikaisupyyntö voidaan esittää myös Sulasolille. Tiedon korjaamista pyytävän henkilöllisyys varmistetaan tarvittaessa. Korjaamispyyntö on tehtävä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti ja osoitettava rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää omia tietojaan poistettavaksi rekisteristä ja tulla unohdetuksi.