FloMembers

Ohjeita FloMembersin käyttöön

Sulasolin jäsenyhdistysten nimeämät pääkäyttäjät saavat sähköpostitse aktivointilinkin, jonka kautta saa käyttäjätunnuksen aktivoiduksi ja pääsee ylläpitämään yhdistyksen tietoja FloMembers-rekisterissä.

Roolit

FloMembersissä henkilöllä voi olla yhdistyksessä useita erilaisia rooleja. Kaikilla yhdistyksen aktiivisilla jäsenillä tulee olla Jäsen-rooli. Tämän lisäksi toimijoilla tulee olla omien tehtäviensä mukaiset roolit, kuten Puheenjohtaja tai Sihteeri.

Henkilöitä ja heidän roolejaan hallinnoidaan FloMembersin perusnäkymässä, joka aukeaa järjestelmään kirjauduttaessa. Luettelossa on näkyvissä kaikki yhdistyksessä jollakin roolilla olevat henkilöt. Henkilölle voi lisätä rooleja tai poistaa niitä ruksaamalla nimen edessä olevan ruudun ja valitsemalla vasemman reunan valikosta Lisää rooli tai Peruuta rooli.

Aiemmin käytössä ollut Postitettava-rooli on FloMembersissä nimeltään Sulasol-yhteyshenkilö. Sulasolin lähettämät viestit ja muu yhteydenpito jäsenyhdistyksiin kohdistetaan ensisijaisesti Sulasol-yhteyshenkilöille.

Ryhmät

FloMembersissä henkilö voi kuulua erilaisiin ryhmiin. Oma jäsenkuoro tai -orkesteri on Sulasoliin kuuluva ryhmä. Sulasol-lehden jakelussa mukana oleva kuuluu Lehdensaajat-ryhmään. Henkilön voi lisätä tai poistaa Lehdensaajat-ryhmään/ryhmästä ruksaamalla henkilö ja valitsemalla valikosta Liitä ryhmään tai Poista ryhmästä.

Myös uusia ryhmiä voi luoda yhdistyksen sisälle ja lisätä niihin jäseniä. Esimerkiksi eri stemmoille, soitinryhmille, pienyhtyeille tai yhdistyksen hallitukselle voi muodostaa omia ryhmiään. Ryhmiä pääsee hallinnoimaan valitsemalla yläpalkista Rekisteri –> Hallinnoi ryhmiä.

Henkilöt

Uuden henkilön voi lisätä yhdistyksen jäseneksi vasemman laidan Lisää uusi henkilö -painikkeella. Uudelle henkilölle tulee lisätä myös rooli. Yhdistyksestä eronnut henkilö tulee poistaa rekisteristä ruksaamalla henkilö ja valitsemalla vasemman laidan valikosta Muuta tilaa –> Aseta tila –> Eronnut tai Poistettu.

Henkilön tietoja pääsee muuttamaan klikkaamalla henkilön rivin oikeassa reunassa olevaa Päivitä-kuvaketta.

Huomioittehan, että kunkin henkilön tulisi olla rekisterissä ainoastaan yhden kerran (yhtenä tietueena). Mikäli joku henkilö esiintyy listalla useampaan kertaan, tulee henkilön kaikki roolit keskittää yhdelle ja poistaa ylimääräiset tietueet.

FloMembersin päänäkymässä voi tehdä edellä mainittujen lisäksi mm. seuraavia toimenpiteitä:

  • Valittujen henkilöiden osoitteiden tulostaminen tarroille (Tarrat)
  • Kirjeiden luominen valituille henkilöille (Kirjeet)
  • Valittujen henkilöiden tietojen vieminen Excel-tiedostoon (Excel)
  • Sähköpostin lähettäminen valituille henkilöille (Sähköposti)
  • Tekstiviestin lähettäminen valituille henkilöille (Tekstiviesti)

Näitä toimenpiteitä varten henkilöt on valittava ruksaamalla heidät. Kaikki ryhmän henkilöt saa valituksi valitsemalla oikeassa ylänurkassa oleva Käytä kaikkia tuloksia -ruutu.

Yhdistys voi myös luoda tapahtumia valitsemalla yläpalkista Tapahtumat ja klikkaamalla Luo uusi tapahtuma.

FloMembers ja Sulasol

Sulasolille tärkeimpiä rekisterissä olevia jäsenyhdistysten tietoja ovat

  • Roolit: kaikilla yhdistyksen jäsenillä tulee olla roolina Jäsen
  • Lehdensaajat: kaikkien Sulasol-lehden postitse haluavien tulee kuulua Lehdensaajat-ryhmään ja rekisterissä tulee olla heidän voimassa oleva postiosoitteensa (poikkeuksena ne yhdistykset, joille lehdet toimitetaan nippupostituksena). Mikäli henkilö ei halua vastaanottaa lehteä, hänet tulee poistaa Lehdensaajat-ryhmästä
  • Toimijoiden yhteystiedot: tietojen tulee olla ajan tasalla, jotta jäsenviestit saadaan perille

FloMembersin käyttöä koskevia kysymyksiä voi lähettää osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi.

Tukitietokanta

FloMembers-sovelluksen tukitietokantaan pääsee FloMembersin selainikkunan alareunassa olevan Tietopankki-linkin kautta. Huomaathan, että kaikkia tietokannassa esiteltyjä ominaisuuksia ei ole käytettävissä Sulasolin jäsenyhdistysten käytössä olevassa sovellusversiossa.

Yleiskuvan FloMembersistä saat tämän opastusvideon avulla: https://www.youtube.com/watch?v=5BmYqeQD-6Y

***

Huom! EU:n nykyisen tietosuoja-asetuksen mukaan yhdistyksestä eronneen henkilön tiedot tulee poistaa jäsenrekisteristä välittömästi. Tämän johdosta iFestissa Historia-tilaan siirrettyjen henkilöiden tietoja ei enää löydy FloMembersista. Mikäli kuitenkin haluatte itsellenne yhdistyksenne Historia-tilassa olevien henkilöiden tiedot, voimme toimittaa ne pyynnöstä Excel-tiedostona. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi