FloMembers

Ohjeita FloMembersin käyttöön

Sulasolin jäsenyhdistysten nimeämät pääkäyttäjät saavat sähköpostitse aktivointilinkin, jonka kautta saa käyttäjätunnuksen aktivoiduksi ja pääsee ylläpitämään yhdistyksen tietoja FloMembers-rekisterissä. Pääkäyttäjä ilmoitetaan täyttämällä tästä linkistä löytyvä lomake.

FloMembersiin kirjaudutaan osoitteessa https://www.flomembers.com/sulasol. Yhdistyksesi henkilöiden tietoja hallinnoidaan FloMembersin päänäkymässä, johon pääset valitsemalla valikosta Rekisteri –> Hallinnoi henkilöitä.

Mikäli olet unohtanut salasanasi tai et pääse kirjautumaan FloMembersiin, saat uuden salasanan klikkaamalla kirjautumisikkunassa Kirjaudu-napin alla olevaa Salasana hukassa -linkkiä.

FloMembersiin on siirretty aiemmin käytössä olleesta iFest-rekisteristä kaikki Sulasolin jäsenyhdistyksiin jollakin sidoksella liittyneet henkilöt tietoineen. Poikkeuksen muodostavat Historia-tilaan siirretyt henkilöt, joista on lisätietoa tämän sivun lopussa.

Roolit

Henkilöluettelossa on näkyvissä kaikki yhdistyksessä jollakin roolilla (aik. sidoksella) olevat henkilöt. Henkilölle voi lisätä rooleja tai poistaa niitä ruksaamalla nimen edessä oleva ruutu ja valitsemalla vasemman reunan valikosta Lisää rooli tai Peruuta rooli.

Henkilöllä voi olla yhdistyksessä useita erilaisia rooleja. Kaikilla yhdistyksen aktiivisilla jäsenillä tulee olla Jäsen-rooli. Tämän lisäksi toimijoilla tulee olla omien tehtäviensä mukaiset roolit, kuten Puheenjohtaja tai Sihteeri.

Aiemmin käytössä ollut Postitettava-rooli on FloMembersissä nimeltään Sulasol-yhteyshenkilö. Sulasolin lähettämät viestit ja muu yhteydenpito jäsenyhdistyksiin kohdistetaan ensisijaisesti Sulasol-yhteyshenkilöille.

Niille henkilöille, jotka haluavat olla mukana Sulasol-lehden postituksessa, tulee olla voimassa Lehdensaaja-rooli. Rooli lisätään tai poistetaan ruksaamalla henkilö ja valitsemalla Lisää rooli tai Peruuta rooli –> Lehdensaaja.

Jäsen-roolin voi muuttaa Ei jäsen -rooliksi henkilölle, joka on esimerkiksi tauolla yhdistyksen toiminnasta. Hänestä ei peritä jäsenmaksua eikä hänelle postiteta lehteä.

Taiteelliselle johtajalle tulee antaa Taiteellinen johtaja -rooli, mutta ei Jäsen-roolia.

Henkilöt, joilla on Jäsen-rooli tai Taiteellinen johtaja -rooli lasketaan mukaan jäsenmaksulaskutukseen.

Henkilöt

Henkilön tietoja pääsee muuttamaan klikkaamalla henkilön rivin oikeassa reunassa olevaa Päivitä-kuvaketta.

Uusien henkilöiden lisääminen onnistuu klikkaamalla vasemmassa valikossa Lisää uusi henkilö. Mikäli uuden henkilön sähköpostiosoitetta lisättäessä tulee ilmoitus, että toisella henkilöllä on jo käytössä sama sähköpostiosoite, tallennetaan uuden henkilön sähköposti kohtaan Toissijainen sähköposti.

Eronneiden henkilöiden poistaminen yhdistyksestä tapahtuu ruksaamalla henkilön nimen edessä oleva valintaruutu ja valitsemalla vasemmassa valikossa Poista ryhmästä. Aukeavaan ikkunaan klikkaamalla tulee näkyviin ryhmän (kuoron/orkesterin) nimi. Henkilö poistuu ryhmästä klikkaamalla Tallenna.

Huomioittehan, että kunkin henkilön tulisi olla rekisterissä ainoastaan yhden kerran (yhtenä tietueena). Mikäli joku henkilö esiintyy listalla useampaan kertaan, tulee henkilön kaikki roolit keskittää yhdelle henkilölle ja poistaa ylimääräinen henkilö ryhmästä.

Ryhmän pääkäyttäjä voi jakaa käyttöoikuksia muille ryhmän jäsenille. Ruksaamalla henkilö ja valitsemalla Tilin asetukset –> Lähetä aktivointi henkilö saa oikeudet omien tietojensa katseluun ja muuttamiseen.

FloMembersin päänäkymässä voi tehdä edellä mainittujen lisäksi mm. seuraavia toimenpiteitä:

  • Valittujen henkilöiden osoitteiden tulostaminen tarroille (Tarrat)
  • Valittujen henkilöiden tietojen vieminen Excel-tiedostoon (Excel)
  • Sähköpostin lähettäminen valituille henkilöille (Sähköposti)

Näitä toimenpiteitä varten henkilöt on valittava ruksaamalla heidät. Kaikki ryhmän henkilöt saa valituksi valitsemalla oikeassa ylänurkassa oleva Käytä kaikkia tuloksia -ruutu.

FloMembers ja Sulasol

Sulasolille tärkeimpiä rekisterissä olevia jäsenyhdistysten tietoja ovat

  • Roolit: kaikilla yhdistyksen jäsenillä tulee olla roolina Jäsen
  • Lehdensaaja: kaikkien Sulasol-lehden postitse haluavilla tulee  Lehdensaaja-rooli ja rekisterissä tulee olla heidän voimassa oleva postiosoitteensa (poikkeuksena ne yhdistykset, joille lehdet toimitetaan nippupostituksena). Mikäli henkilö ei halua vastaanottaa lehteä, häneltä tulee poistaa Lehdensaaja-rooli
  • Toimijoiden yhteystiedot: tietojen tulee olla ajan tasalla, jotta jäsenviestit saadaan perille

FloMembersin käyttöä koskevia kysymyksiä voi lähettää osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi.

Tukitietokanta

FloMembers-sovelluksen tukitietokantaan pääsee FloMembersin selainikkunan alareunassa olevan Tietopankki-linkin kautta. Huomaathan, että kaikkia tietokannassa esiteltyjä ominaisuuksia ei ole käytettävissä Sulasolin jäsenyhdistysten käytössä olevassa sovellusversiossa.

Yleiskuvan FloMembersistä saat tämän opastusvideon avulla: https://www.youtube.com/watch?v=5BmYqeQD-6Y

***

Huom! EU:n nykyisen tietosuoja-asetuksen mukaan yhdistyksestä eronneen henkilön tiedot tulee poistaa jäsenrekisteristä välittömästi. Tämän johdosta iFestissa Historia-tilaan siirrettyjen henkilöiden tietoja ei enää löydy FloMembersista. Mikäli kuitenkin haluatte itsellenne yhdistyksenne Historia-tilassa olevien henkilöiden tiedot, voimme toimittaa ne pyynnöstä Excel-tiedostona. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi