Ohjeita FloMembersin käyttöön

Ryhmän pääkäyttäjä

Sulasolin jäsenyhdistysten nimeämät pääkäyttäjät saavat sähköpostitse aktivointilinkin, jonka kautta saa käyttäjätunnuksen aktivoiduksi ja pääsee ylläpitämään yhdistyksen tietoja FloMembers-rekisterissä. Pääkäyttäjä ilmoitetaan täyttämällä tästä linkistä löytyvä lomake.

FloMembersiin kirjaudutaan osoitteessa https://www.flomembers.com/sulasol. Yhdistyksesi henkilöiden tietoja hallinnoidaan FloMembersin päänäkymässä, johon pääset valitsemalla valikosta Rekisteri –> Hallinnoi henkilöitä.

Mikäli olet unohtanut salasanasi tai et pääse kirjautumaan FloMembersiin, saat uuden salasanan klikkaamalla kirjautumisikkunassa Kirjaudu-napin alla olevaa Salasana hukassa -linkkiä.

Ryhmän pääkäyttäjä voi jakaa muille ryhmän jäsenille oikeuden omien tietojensa katseluun ja muuttamiseen. Tämä tapahtuu ruksaamalla henkilö ja valitsemalla Tilin asetukset –> Lähetä aktivointi. Ryhmän pääkäyttäjä ei voi antaa pääkäyttäjän oikeuksia toiselle henkilölle.

Pääkäyttäjän rooli voi olla samaan aikaan useammalla henkilöllä yhdistyksessä. Mikäli tarvitsette pääkäyttäjäoikeudet uudelle henkilölle (esim. pääkäyttäjän vaihtuessa), täyttäkää lomake tai lähettäkää pyyntö osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi.

Roolit

Henkilöluettelossa on näkyvissä kaikki yhdistykseen liitetyt henkilöt. Kaikille yhdistyksen henkilöillä tulisi olla joku rooli yhdistyksessä. Henkilölle voi lisätä rooleja tai poistaa niitä klikkaamalla henkilön nimeä, siirtymällä Ryhmät-välilehdelle ja klikkaamalla Muuta rooleja -kohtaa. Valikosta aukeaa Lisää rooli tai Peruuta rooli, joiden kautta lisääminen ja peruuttaminen onnistuu.

Henkilöllä voi olla yhdistyksessä useita erilaisia rooleja. Kaikilla yhdistyksen aktiivisilla jäsenillä tulee olla Jäsen-rooli. Tämän lisäksi toimijoilla tulee olla omien tehtäviensä mukaiset roolit, kuten Puheenjohtaja tai Sihteeri.

Aiemmin käytössä ollut Postitettava-rooli on FloMembersissä nimeltään Sulasol-yhteyshenkilö. Sulasolin lähettämät viestit ja muu yhteydenpito jäsenyhdistyksiin kohdistetaan ensisijaisesti Sulasol-yhteyshenkilöille.

Niille henkilöille, jotka haluavat olla mukana Sulasol-lehden postituksessa, tulee olla voimassa Lehdensaaja-rooli sekä ajan tasalla oleva postiosoite. Mikäli henkilö lukee mieluummin verkkolehteä, hänelle lisätään rooli Verkkolehdensaaja.

Jäsen-roolin voi muuttaa Ei jäsen -rooliksi henkilölle, joka on esimerkiksi tauolla yhdistyksen toiminnasta. Hänestä ei peritä jäsenmaksua eikä hänelle postiteta lehteä. Tällöin häneltä tulee poistaa Jäsen-rooli

Taiteelliselle johtajalle tulee antaa Taiteellinen johtaja -rooli, mutta ei Jäsen-roolia.

Henkilöt, joilla on Jäsen-rooli tai Taiteellinen johtaja -rooli lasketaan mukaan jäsenmaksulaskutukseen.

Henkilöt

Henkilön tietoja pääsee muuttamaan klikkaamalla henkilön rivin oikeassa reunassa olevaa Päivitä-kuvaketta.

Uusien henkilöiden lisääminen onnistuu klikkaamalla vasemmassa valikossa Lisää uusi henkilö. Mikäli uuden henkilön sähköpostiosoitetta lisättäessä tulee ilmoitus, että toisella henkilöllä on jo käytössä sama sähköpostiosoite, tallennetaan uuden henkilön sähköposti kohtaan Toissijainen sähköposti.

Eronneiden henkilöiden poistaminen yhdistyksestä tapahtuu ruksaamalla henkilön nimen edessä oleva valintaruutu ja valitsemalla vasemmassa valikossa Poista ryhmästä. Aukeavaan ikkunaan klikkaamalla tulee näkyviin ryhmän (kuoron/orkesterin) nimi. Henkilö poistuu ryhmästä klikkaamalla Tallenna.

Huomioittehan, että kunkin henkilön tulisi olla rekisterissä ainoastaan yhden kerran (yhtenä tietueena). Mikäli joku henkilö esiintyy listalla useampaan kertaan, tulee henkilön kaikki roolit keskittää yhdelle henkilölle ja poistaa ylimääräinen henkilö ryhmästä.

FloMembersin päänäkymässä voi tehdä edellä mainittujen lisäksi mm. seuraavia toimenpiteitä:

• Valittujen henkilöiden osoitteiden tulostaminen tarroille (Tarrat)
• Valittujen henkilöiden tietojen vieminen Excel-tiedostoon (Excel)
• Sähköpostin lähettäminen valituille henkilöille (Sähköposti)

Näitä toimenpiteitä varten henkilöt on valittava ruksaamalla heidät. Kaikki ryhmän henkilöt saa valituksi valitsemalla oikeassa ylänurkassa oleva Käytä kaikkia tuloksia -ruutu.

Ohjeita piirien ja erikoisliittojen FloMembers-pääkäyttäjille

(Tässä ohjeessa puhutaan piireistä, mutta samat asiat koskevat myös erikoisliittoja.)

Piirien pääkäyttäjät pääsevät näkemään piirinsä jäsenyhdistysten tietoja FloMembersissa. Kun kirjaudut tunnuksillasi FloMembersiin ja valitset Rekisteri –> Hallinnoi henkilöitä, sinulle avautuu näkymä, jossa näkyvät piirin toimihenkilöiden lisäksi kaikki piirisi jäsenyhdistysten henkilöjäsenet aakkosjärjestyksessä. Jos haluat poimia tietyn yhdistyksen henkilöt, valitse Ryhmät-kohdasta kyseinen yhdistys. Jos haluat poimia esim. kaikkien yhdistysten puheenjohtajat, valitse Roolit-kohdasta Puheenjohtaja.

Jos haluat vaikkapa lähettää sähköpostia yhdistysten puheenjohtajille ja sihteereille, valitse Roolit kohdasta Puheenjohtaja ja Sihteeri, jolloin saat poimituksi heidät ruudulle. Ruksaa oikeasta ylänurkasta kohta Käytä kaikkia tuloksia, jolloin kaikki henkilöt valitaan. Klikkaa sitten vasemman reunan valikosta Sähköposti, ja pääset luonnostelemaan sähköpostiviestiä.

Piirin henkilöt voi erottaa jäsenyhdistysten henkilöistä seuraavasti:

-Avaa Tarkennettu haku klikkaamalla sivun yläosassa olevaa painiketta. Avautuvassa ikkunassa toiseksi alimpana on kohta Etsi alaryhmistä ja muuta siihen arvoksi Ei, ja klikkaa Suorita
-valitse henkilönäkymässä Ryhmät-sarakkeessa oma piiri

Henkilönäkymään pitäisi näin jäädä vain ne henkilöt, joilla on joku rooli suoraan piirissä. Voit poistaa listalla olevilta henkilöiltä roolin tai lisätä heille roolin ruksaamalla henkilön nimen edessä olevan valintaruudun ja valitsemalla vasemmasta valikosta Peruuta rooli / Lisää rooli, valitsemalla piiri ja poistettava / lisättävä rooli.

Uuden henkilön voit lisätä vasemman valikon Lisää uusi henkilö -linkistä. Tallennuksen jälkeen voit Ryhmät-välilehdellä liittää hänet piiriin ja määrittää hänelle roolin.

FloMembers ja Sulasol

Sulasolille tärkeimpiä rekisterissä olevia jäsenyhdistysten tietoja ovat

• Roolit: kaikilla yhdistyksen jäsenillä tulee olla roolina Jäsen
• Lehdensaaja: kaikkien Sulasol-lehden postitse haluavilla tulee  Lehdensaaja-rooli ja rekisterissä tulee olla heidän voimassa oleva postiosoitteensa (poikkeuksena ne yhdistykset, joille lehdet toimitetaan nippupostituksena). Mikäli henkilö ei halua vastaanottaa lehteä, häneltä tulee poistaa Lehdensaaja-rooli
• Toimijoiden yhteystiedot: tietojen tulee olla ajan tasalla, jotta jäsenviestit saadaan perille

FloMembersin käyttöä koskevia kysymyksiä voi lähettää osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi.

Tukitietokanta

FloMembers-sovelluksen tukitietokantaan pääsee FloMembersin selainikkunan alareunassa olevan Tietopankki-linkin kautta. Huomaathan, että kaikkia tietokannassa esiteltyjä ominaisuuksia ei ole käytettävissä Sulasolin jäsenyhdistysten käytössä olevassa sovellusversiossa.

Yleiskuvan FloMembersistä saat tämän opastusvideon avulla: https://www.youtube.com/watch?v=5BmYqeQD-6Y

***

Huom! EU:n nykyisen tietosuoja-asetuksen mukaan yhdistyksestä eronneen henkilön tiedot tulee poistaa jäsenrekisteristä välittömästi. Tämän johdosta iFestissa Historia-tilaan siirrettyjen henkilöiden tietoja ei enää löydy FloMembersista. Mikäli kuitenkin haluatte itsellenne yhdistyksenne Historia-tilassa olevien henkilöiden tiedot, voimme toimittaa ne pyynnöstä Excel-tiedostona. Pyynnön voi lähettää osoitteeseen jasenrekisteri@sulasol.fi