Tälle sivulle on koottu tietoa yhdistystoiminnasta ja yhdistyksissä toimivien jäsenten ja luottamushenkilöiden tehtävistä, oikeuksista ja velvollisuuksista. Tekstiä koskevat kommentit ja ehdotukset ovat tervetulleita; niitä voi lähettää osoitteeseen info@sulasol.fi.

Yhdistys ja sen tunnusmerkit

Yhdistyksen tunnusmerkit

• yhdistyksellä on vähintään kolme jäsentä
• yhdistyksellä on aatteellinen tarkoitus
• yhdistyksellä on pysyvää toimintaa

Yhdistys on luonnollisten henkilöiden (ihmisten) tai oikeuskelpoisten yhteisöjen (esim. rekisteröityjen yhdistysten tai osakeyhtiöiden) tai molempien jotakin tiettyä tarkoitusta varten perustama organisaatio.
Esimerkiksi: Sulasol ry ja sen jäsenyhdistykset (kuorot sekä orkesterit).

Perustamisen yhteydessä yhdistyksen tavoitteet ja tehtävät kirjataan sääntöihin, jotka siitä lähtien ohjaavat yhdistyksen toimintaa. Rekisteröitymisen yhteydessä yhdistys tulee virallisesti olemassa olevaksi ja se voi esimerkiksi avata pankkitilin nimiinsä, hankkia oikeuksia ja omaisuutta sekä olla asianosaisena viranomaisten luona.

Yhdistyksen jäsen

• jäseneksi voi tulla yhdistyksen perustamisen kautta
• hakemalla jäsenyyttä
• saamalla kutsun jäseneksi

Yleensä yhdistyksen säännöissä on määritelty, millaiset ehdot henkilön/ryhmän tulee täyttää, jotta se voidaan hyväksyä jäseneksi. Lain mukaan jäsenen hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus, ellei yhdistyksen säännöissä ole muuta mainittu. Kaikki erilaiset jäsenlajit oikeuksineen ja velvollisuuksineen tulee määritellä yhdistyksen säännöissä. Yhdistykseen liitytään täyttämällä jäsenhakemuslomake (Sulasol) tai laatimalla vapaamuotoinen hakemus. (Liite: Ohjeita jäsenyydestä / Sulasol), www.sulasol.fi

Jäsenyyden päättyminen tapahtuu, kun jäsen itse eroaa, yhdistys erottaa jäsenen, jäsen kuolee tai yhdistys purkautuu tai se lakkautetaan.

Yhdistyksen jäsenen oikeuksia ovat

• Oikeus käyttää päätösvaltaa yhdistyksessä
• Oikeus säilyttää säännöissä mainitut ”erityiset edut” (esim. yhdistyksen kunniajäseneltä ei voida sääntömuutoksen yhteydessä poistaa hänellä jo olleita etuja. YhdL 33§).
• Oikeus säilyttää yhdenvertaisuus; yhdistyksen päätös, joka sisällöltään tai tekotavaltaan loukkaa jäsenten yhdenvertaisuutta, on mitätön.
• Oikeus saada (vaatia) koolle yhdistyksen sääntömääräinen kokous, ellei hallitus ole sitä jostain syystä tehnyt.
• Oikeus pysyä jäsenenä, ellei häneen voida soveltaa laissa tai säännöissä mainittuja erottamisperusteita. Tällainen peruste voi olla esim. jäsenmaksun maksamatta jättäminen.
• Oikeus erota yhdistyksestä milloin haluaa
• Oikeus saada yhdistykseltä palveluja. Yhdistyksen toimialasta riippuu, mitä nämä palvelut ovat.
• Oikeus tutustua yhdistyksen asiakirjoihin (esim. jäsenluettelotiedot). Jäsenellä ei kuitenkaan ole lakisääteistä oikeutta saada nähdäkseen hallituksen tai erilaisten työryhmien kokousten pöytäkirjoja. Yhdistys voi itse päättää, miten avoimia eri toimielinten pöytäkirjat ovat.
• Oikeus tehdä aloitteita yhdistyksen kokouksessa käsiteltäväksi (esim. liittokokousaloite)

Yhdistyksen jäsenten velvollisuuksia ovat

• suorittaa yhdistyksen sääntöjen mukaiset maksut
• olla vahingoittamatta toiminnallaan tai teoillaan yhdistystä
• täyttää yhdistyksen säännöissä mahdollisesti määrätyt tehtävät.

Jäseneksi liittyminen on vapaaehtoista, mutta on hyvä muistaa, että jäseneksi liittymisen jälkeen henkilö on sitoutunut edistämään yhdistyksen arvojen mukaista toimintaa.

Sulasolin arvot ovat:
1)    Suomalaisen musiikin arvostuksen kohottaminen
2)    laulun ja soiton ilo
3)    yhteisvastuu ja luotettavuus
4)    laatutietoisuus ja palvelun korkea taso

YHDISTYSLAKI

Yhdistyksen toiminnan perustana ovat yhdistyslaki (503/1989), jota on uudistettu useampaankin kertaan. Yhdistyslain tuorein uudistus on vuodelta 2010, jolloin mahdollistettiin etäosallistuminen yhdistyksen kokouksiin sekä mahdollisuus korvata pienemmissä yhdistyksissä maallikkotilintarkastus toiminnantarkastuksella.

Uuden lain mukaan etäosallistuminen vaatii
1) sääntömuutoksen sekä
2) maininnan kokouskutsussa siitä, että etäosallistuminen on mahdollista. Yhdistyksen kokous on edelleen järjestettävä fyysisesti, vaikka etäosallistuminen on lisätty sääntöihin.

Pienen yhdistyksen ei tarvitse valita tilintarkastuslaissa tarkoitettua auktorisoitua tilintarkastajaa eikä muuttaa sääntöjään, vaikka toiminnantarkastus korvaa maallikkotilintarkastuksen. Pienellä yhdistyksellä tarkoitetaan yhdistystä, joka täyttää enintään yhden seuraavista raja-arvoista:

• taseen loppusumma on yli 100 000 euroa
• liikevaihto tai vastaava tuotto on yli 200 000 euroa ja
• palveluksessa on keskimäärin enemmän kuin kolme henkilöä.

 

Yhdistyksen luottamushenkilöt

Keitä ovat yhdistyksen luottamushenkilöt ja mitä he tekevät?

• Hallituksen jäsenet eli luottamushenkilöt valitaan vaaleilla yhdistyksen kokouksessa. Hallituksessa tulee olla vähintään kolme jäsentä ja yhden heistä tulee olla puheenjohtaja.
• Hallitus on yhdistyksen ydin.

Yhdistyslaki säätää, että yhdistyksellä on oltava hallitus, joka hoitaa yhdistyksen asioita lain, sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaan. Hallituksen jäsenet ja heidän henkilökohtaiset varajäsenensä valitaan Sulasolin liittokokouksessa, joka järjestetään kahden vuoden välein. Hallituksen jäsenten toimikausi on kaksi vuotta (määritellään yhdistyksen säännöissä).

Hallituksen tehtävät

Yhdistyksen hallituksen keskeiset tehtävät on määritelty yhdistyksen säännöissä. Toimintasuunnitelma ja talousarvio ohjaavat toimintaa. Niiden toteuttamisesta hallitus on tilivelvollinen yhdistyksen kokoukselle (Sulasolissa liittokokoukselle).

Hallituksella on 1) lakimääräisiä tehtäviä sekä 2) tehtäviä, joita se voi lain mukaan hoitaa sekä 3) muita tehtäviä

1) Lakimääräiset tehtävät:

• jäsenluettelon pitäminen
• yhdistyksen kokouksen koolle kutsuminen
• yhdistyksen edustajana toimiminen
• tilinpäätöksen allekirjoittaminen
• tilintarkastuksen tekemisestä huolehtiminen
• purkautuneen yhdistyksen selvitysmiehenä toimiminen
• yhdistyksen omaisuuden luovuttaminen konkurssiin

2) Hallitus voi hoitaa:

• jäsenluettelotietojen luovuttaminen ulkopuolisille
• jäsenten ottaminen yhdistykseen
• jäsenten erottaminen
• kanteen nostaminen yhdistystä vastaan, jos yhdistys on tehnyt moitteenvaraisen tai mitättömän päätöksen
• yhdistyksen nimenkirjoittamisoikeuden antaminen
• yhdistyksen omaisuuden myyminen, vaihtaminen ja kiinnittäminen

3) Muut tehtävät

• yhdistyksen kokouksen valmistelu
• yhdistyksen muu edustaminen
• päätösten toimeenpano
• juoksevien asioiden hoito
• rahavarojen ja muun omaisuuden hoito
• sisäisen toiminnan valvonta
• aloitteiden tekeminen yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi

Hallituksen tulee hoitaa yhdistyksen taloutta huolellisesti lakien, yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyksen kokousten päätösten mukaan.

Hallitus voi ja sen kannattaa delegoida päätäntävaltaansa ja tehtäviä myös muille toimijoille (esim. palkattu henkilöstö, työryhmät, muut vastuuhenkilöt). Näin hallituksen työmäärä kevenee ja myös muut toimijat pääsevät työn/tehtävien kautta perehtymään järjestötyöhön ja mm. sitoutumaan sen toimintaan.

Hallituksen jäsenten ja muiden luottamushenkilöiden tehtävät

Puheenjohtajan tehtävät

Lakisääteiset tehtävät:

• nimenkirjoitusoikeus
• yhdistysrekisteriin tehtävien asiakirjojen ja muiden ilmoitusten allekirjoittaminen

Muut keskeiset tehtävät:

• hallituksen työn johtaminen
• yhdistyksen toiminnan kehittäminen
• tärkeimpiin käytännön asioiden hoitamiseen osallistuminen (ml. talous)
• ulkoisten suhteiden hoito
• palkatun henkilökunnan ”esimies ja tuki”
• vapaaehtoistoiminnan johtaja ja keulakuva
• suunnannäyttäjä, innostaja ja toimivan ilmapiirin luoja

Varapuheenjohtajan tehtävät

• puheenjohtajan sijainen
• puheenjohtajan ”oikea käsi ja työpari”
• tietyn, sovitun tehtäväalueen vastaava vetäjä (esim. jonkun työryhmän puheenjohtaja)

Sihteerin tehtävät

• Yhdistyslaki ei määrää sihteerin tehtävistä, mutta useimmiten niihin kuuluu
• kokousten valmistelu käytännössä (esim. kokoustilat ja –välineet)
• kokoukseen liittyvistä asiakirjoista huolehtiminen (kokouskutsut, esityslistat, pöytäkirjat)
• avustaa puheenjohtajaa kokoustapahtumassa
• asiakirjojen arkistointi

Rahaston- tai taloudenhoitaja

Rahastonhoitaja on hallituksen sääntömääräinen toimihenkilö, jonka hallitus valitsee keskuudestaan tai ulkopuolelta. Rahastonhoitajan keskeisiä tehtäviä ovat:

• hoitaa pankkitiliä
• hoitaa maksuliikennettä
• vastata yhdistyksen kirjanpidosta
• valmistella talousarvio- ja tilinpäätösasioita

Toiminnantarkastaja / Tilintarkastaja

• Toiminnantarkastaja ei voi olla hallituksen jäsen tai hallituksen jäsenen sukulainen. Toiminnantarkastajan tehtävänä on tarkastaa yhdistyksen talous ja hallinto siinä laajuudessa kuin se on tarpeen yhdistyksen koko ja toiminnan luonne huomioon ottaen. Toiminnantarkastus on laillisuustarkastusta. Toiminnantarkastajalta ei vaadita tilintarkastajalla olevaa osaamista ja pätevyyttä.
• Tilintarkastajan kelpoisuudesta, valitsemisesta, tilintarkastuksen suorittamisesta ja tilintarkastuskertomuksen laatimisesta säädetään tilintarkastuslaissa (459/2007).
• Toiminnan-/tilintarkastajat antavat tarkastuksesta yhdistyksen kokoukselle kertomuksen, jossa he antavat lausuntonsa mm. vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle.

Hallituksen ja luottamushenkilöiden vastuu

Luottamustehtävän vastaanottaminen on vapaaehtoista, mutta vapaaehtoisuus muuttuu vastuuksi, kun valittu henkilö ryhtyy toimimaan tehtävässään. Luottamushenkilötehtävän vastaanottaminen vaatii yleensä vahvaa sitoutumista tehtävään.

Luottamushenkilön vastuut ovat:

• parlamentaarinen vastuu – luottamushenkilö nauttii toimikautensa ajan valitsijoidensa luottamusta
• vahingonkorvausvelvollisuus
• rikosoikeudellinen vastuu
• työnantajavastuu (jos on palkattua henkilökuntaa)
• nimenkirjoitusoikeuden antaminen on hallituksen vastuulla
• otettava huomioon mahdollinen esteellisyys yhdistyksen asioita hoidettaessa

Luottamushenkilöiden taloustehtävät

Taloustehtävät siirtyvät hallitukselle ja sen luottamushenkilöille yhdistyksen kokouksien kautta, sillä ylin päätösvalta yhdistyksessä kuuluu sen jäsenille.

Yhdistyksen kokouksissa

• käsitellään toiminta- ja vuosikertomus, tilinpäätös ja tilintarkastajien/toiminnantarkastajan antama lausunto
• päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä
• valitaan tilintarkastaja(t)/toiminnantarkastaja
• vahvistetaan toimintasuunnitelma ja talousarvio

Hallituksen tulee hoitaa yhdistyksen taloutta huolellisesti lakien, yhdistyksen sääntöjen ja yhdistyksen kokousten päätösten mukaan.

 

Yhdistyksen toimintavuosi

Yhdistyksen vuodessa on kaksi toiminnallista puolta. On 1) sääntömääräinen vuosi, joka pitää sisällään säännöissä määriteltyjen toimintojen ja talouden suunnitteluun ja seurantaan liittyvät tehtävät sekä 2) toiminnan vuosi, joka sisältää ”muun toiminnan” eli kaiken sen hauskan, viihdyttävän ja luovan toiminnan, joka on olennainen osa järjestön omaa elämää.

Sääntömääräinen vuosi pitää sisällään

• yhdistyksen sääntömääräiset kokoukset (kevät- ja syyskokous / vuosikokous)
• yhdistyksen hallituksen ja muiden avainhenkilöiden valinnat
• yhdistyksen talouden ja toiminnan suunnittelun (toimintasuunnitelma ja talousarvio)
• yhdistyksen toiminnan ja talouden seurannan ja arvioinnin (toimintakertomus, tilinpäätös ja tilintarkastus)

Toiminnan vuosi

Toiminnan suunnittelussa ohjenuorana toimivat yhdistyksen toiminnan tarkoitus, ideologia ja arvot.

Sisäinen toiminta

• jäsentiedotus (tiedotteet, lehti, nettisivut)
• kokoukset
• toiminnan suunnittelu ja kehittäminen
• varainhankinta
• toiminnan dokumentointi
• erilaiset tapahtumat, juhlat, konsertit
• koulutukset, kilpailut, katselmukset, matkat

Ulkoinen toiminta

• tiedottaminen yhdistyksestä ulospäin (esim. viranomaisille); lausunnot ja kannanotot
• näyttelyt
• tapahtumat, konsertit
• päättäjien ja viranomaisten tapaamiset
• lehdistö, muu media

Talous osana toiminnan suunnittelua ja toteutusta

Yhdistyksen taloudenhoito tarkoittaa toiminnan ja rahoituksen suunnittelua ja toteuttamista sekä omaisuuden hoitoa. Hallitus vastaa yhdistyksen taloudesta ja kirjanpidon järjestämisestä. Rekisteröity yhdistys on kirjanpitolain mukaan kirjanpitovelvollinen. Kaikki yhdistyksen tulot ja menot sekä varat ja velat pitää merkitä kirjanpitoon.

Yhdistys saa tuloja

• jäsenmaksuista
• lahjoituksista
• avustuksista (yleisavustus, kohdeavustus, projektiavustus)
• arpajaisista, rahankeräyksistä
• osanottomaksuista
• lipputuloista, ohjelmamyynnistä
• OK-opintokeskukselta
• myyjäisistä ja kirpputoreilta

Yhdistyksellä on menoja

• toimintakulut
• toimisto- ja hallintokulut
• tilat
• kulukorvaukset, palkat ja palkkiot
• tulo- ja arvonlisäverot
• mahdolliset velat
• ilmoitukset yhdistysrekisteriin
• jäsenmaksut
• mainonta- ja markkinointikulut

Suomen Kuoronjohtajayhdistys ry on koonnut tietopaketin kuoronjohtajan palkkaamisesta. Pääset lukemaan sen osoitteessa http://kuoronjohtajat.fi/yhdistysinfo/kuoronjohtajan-palkkaus/ (avautuu uuteen ikkunaan).

Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksen toimintaan kuuluu erilaisia kokouksia. Sääntömääräiset kokoukset (esim. vuosikokous sekä kevät- ja syyskokous) on pidettävä aina. Lisäksi on paljon muita kokouksia, esimerkiksi hallituksen kokoukset, joissa keskustellaan ja päätetään tärkeistä asioista. Jotta toiminta on kokouksessa tehokasta, kaikkien kokoukseen tulevien on valmistauduttava siihen ennakkoon oman roolinsa mukaisella tavalla.

Kokousta edeltää valmisteluvaihe. Hyvällä valmistautumisella kokouksesta on mahdollisuus tehdä tehokas ja tuloksellinen. Kokousasioiden ennakkovalmistelu, taustoittaminen sekä hyvä ja selkeä esityslista helpottavat toimintaa. Kokousedustajien tulisi myös itse tutustua heille toimitettuun materiaaliin ennakkoon.

Yhdistyksen hallituksen kokoukset voi pitää etäkokouksina, jos kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua etäkokoukseen, eikä etäkokouksen pitämistä ole erikseen yhdistyksen säännöissä kielletty.

Kokouksen aikana

Kokous etenee (yleensä) seuraavasti:

• Kokouksen avaus
• Kokouksen järjestäytyminen (valitaan kokoukselle toimihenkilöt)
• Menettelytavoista sopiminen (miten puheenvuoro pyydetään, sovitaanko puheenvuorolle kesto)
• Esityslistan hyväksyminen
• Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen
• Ilmoitusasiat (annetaan tiedoksi kokouksen osanottajille, eivät ole päätösasioita)
• Päätösasioiden käsittely ja puheenvuorot
• Muut asiat (juuri ennen kokousta tai sen aikana esille tulleet valmistelemattomat asiat)
• Kokouksen päättäminen

Kokouksen jälkeen

• Pöytäkirjojen ja muiden asiakirjojen puhtaaksi kirjoittaminen ja tiedoksi saattaminen *)
• Päätösten toimeenpanosta huolehtiminen
• Pöytäkirjojen arkistointi
• Arviointi (miten kokous sujui, täyttyivätkö asetetut tavoitteet)

*) Pöytäkirjojen julkisuus: Yhdistyslain (§ 13) mukaan kaikilla yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä saada nähdä yhdistyksen kokousten pöytäkirjat. Hallituksen kokousten pöytäkirjat eivät ole julkisia eikä niitä ole pakko näyttää muille kuin hallituksen jäsenille ja tilintarkastajille, jollei yhdistyksen säännöissä toisin mainita. Jokaisella on kuitenkin oikeus saada pöytäkirjanote siitä pykälästä, jossa käsitellään häntä koskevaa asiaa.

Äänestys

Päätösasioita käsiteltäessä tulee joskus esiin useita erilaisia ehdotuksia ja päätös joudutaan tekemään näiden ehdotusten pohjalta. Mikäli keskustelun perusteella ei löydy kaikkia tyydyttävää ratkaisua, joudutaan järjestämään äänestys (henkilökysymyksissä vaali).

Äänestyksen kulku

• Ehdotusten toteaminen. Puheenjohtaja luettelee kaikki ehdotukset ja kertoo, mitkä niistä otetaan mukaan äänestykseen – pääehdotuksen lisäksi vain keskustelussa esille tulleet kannatetut ehdotukset
• Ääntenlaskijoiden valinta tai toteaminen
• Äänestystavan valinta. Puheenjohtaja ehdottaa sopivaa äänestystapaa (salainen tai avoin)
• Äänestystoimitus. Vain äänioikeutetut saavat äänestää. Ääntenlaskijat laskevat ja tarkastavat annetut äänet.
• Äänestyksen tulos ja päätös. Puheenjohtaja ilmoittaa äänestyksen tuloksen ja julistaa päätöksen. Mikäli äänet ovat menneet tasan, puheenjohtajan mielipide ratkaisee.
• Asiakäsittelyn lopettaminen. Puheenjohtaja julistaa asian käsittelyn päättyneeksi.

Viestintä ja vuorovaikutus kokouksissa

Kokous on vuorovaikutustilanne, jossa eri henkilöiden välisellä kommunikaatiolla ja viestinnällä on suuri merkitys. Hyvä kokous ei ole vain puheenjohtajan taitojen varassa. Myös muilla osallistujilla on vastuu kokouksen onnistumisesta. Jokainen voi vaikuttaa kokousilmapiiriin ja kokouksen sujumiseen

• perehtymällä kokousaineistoon ennakkoon
• kertomalla avoimesti ja selkeästi oman mielipiteensä
• kunnioittamalla toisten näkemyksiä ja kuuntelemalla heitä
• välttämällä turhia (”Kuten edellinen puhuja jo totesikin, niin…) puheenvuoroja
• pysymällä asiassa ja aiheessa (aikavarkaat kuriin).

 

Jäsenet – uudet ja vanhat

Yhdistys tarjoaa toimintaa, palveluita ja osallistumisen mahdollisuuksia jäsenilleen. Yhdistykseen liittymisen edut ja hyödyt on osattava markkinoida erilaisille jäsenehdokkaille. Moni liittyy jäseneksi, kun saa henkilökohtaisen kutsun tulla mukaan toimintaan! Kun jäsenyys sitten on toteutunut, tulee jäsen pitää tyytyväisenä ja innostuneena, jotta hän haluaa pysyä jäsenenä ja mukana yhdistyksen toiminnassa.

Jäsenille voidaan tarjota

• tietoa ja taitoa
• jäsenetuja
• huomioiduksi tulemista
• vaikuttamista
• osallistumista ja elämyksiä
• yhteisöllisyyttä ja yhdessä tekemistä
• uuden oppimista
• vastapainoa arjelle

Muista myös kysyä ja kuunnella, mitä jäsen toivoo ja haluaa (palautekanavat kunnossa!). Vastuullinen jäsentuki on muutakin kuin viestintää. Se on kiitoksen ja palautteen antamista; kaikkea, mikä tuottaa saajalleen iloa ja hyvää mieltä. Annettu kiitos pitää mukana olevat jäsenet innostuneina ja aktivoi heitä pysymään mukana toiminnassa. Muista kiittää, kannustaa ja palkita

Uusille jäsenille voidaan tarjota myös

• tervetuloiltoja
• perehdytystä yhdistyksen toimintaan
• ohjausta ja kannustusta
• ”yhdistyskummi” (tukihenkilö)

Selvitä myös, mistä uusi tulokas on kiinnostunut/mitä hän haluaa tehdä.
Pyydä uusi tulokas reilusti mukaan: henkilökohtainen kutsu on tehokas.

Lähteet:

• Halila, H. & Tarasti, L. 2006. Yhdistysoikeus, Jyväskylä
• OK-opintokeskus ry: Ymmärrä yhdistystä verkkokurssi 2012, kurssimateriaali
• Loimu, K. 2007. Yhdistystoiminnan käsikirja, WSOY, Juva
• Lea Lihavainen toim., Vaikuttava yhdistys, Opintotoiminnan Keskusliitto 2003