Ohjeita Sulasolin iFest-jäsenrekisterissä olevien henkilötietojen käsittelyyn erikoisliitoille ja piireille

Sulasol on antanut 22.5.2018 jäsenyhdistyksilleen ohjeistuksen EU:n uuden, 25.5.2018 voimaan astuneen tietosuoja-asetuksen (GDPR) soveltamisesta iFest-jäsenrekisterissä. Tämä ohjeistus täydentää jäsenyhdistyksille annettua ohjeistusta erikoisliittojen ja piirien toiminta huomioiden.

Sulasolin jäsenrekisteri on yhteisrekisteri, jota käyttävät Sulasolin lisäksi sen erikoisliitot ja piirit omien jäsenyhdistystensä osalta sekä jäsenyhdistykset omien jäsentensä osalta. Kaikki nämä tahot ovat yhteisrekisterin rekisterinpitäjiä. Sulasolilla on päävastuu rekisterin ylläpidosta.

Sulasolin jäsenyhdistyksen tulee tallentaa rekisteriin henkilöjäsenten nimi ja postiosoite sekä toimijoiden nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Lisäksi rekisteriin voi tallentaa muita tietoja, kuten stemma ja syntymäaika. Rekisteriin ei tule tallentaa mitään arkaluontoista tietoa, kuten henkilön terveyteen liittyviä tietoja.

Jäsenyhdistykset itse lisäävät uusien jäsentensä tiedot rekisteriin ja poistavat entisten jäsentensä tiedot rekisteristä. Mikäli teille tulee pyyntö henkilöjäsenen lisäämisestä tai poistamisesta, pyydämme välittämään pyynnön edelleen Sulasoliin (jasenrekisteri@sulasol.fi).

Erikoisliitoilla ja piireillä on pääsy kaikkiin omien jäsenyhdistystensä rekisteriin tallentamiin tietoihin. Erikoisliitot ja piirit voivat kuitenkin käyttää rekisterin tietoja vain omaan viestintäänsä ja henkilön jäsenyyden varmistamiseen. Tietoja ei saa käyttää mihinkään muuhun tarkoitukseen tai luovuttaa ulkopuolisille toimijoille.

Erikoisliitto- ja piirikohtaisia iFest-tunnuksia voi käyttää vain niin kauan kuin henkilöllä on työn tai luottamustehtävän kautta oikeus tietojen käsittelyyn. Erikoisliiton tai piirin tulee yksilöidä henkilöt, joilla on pääsy rekisteriin erikoisliitto- tai piiritunnuksilla, ja varmistua siitä, että työsuhteen tai luottamustehtävän päättyessä myös pääsy iFestiin päättyy.

Erikoisliitot ja piirit voivat käyttää viestintäänsä vain jäsenyhdistyksen toimijoiden tietoja (esim. puheenjohtaja, taiteellinen johtaja, sihteeri), sillä yksittäinen jäsenyhdistyksen jäsen ei ole jäsensuhteessa erikoisliittoon tai piiriin. Mikäli jäsenviestintää halutaan suunnata myös muille jäsenyhdistysten jäsenille, erikoisliitot ja piirit voivat ylläpitää tätä tarkoitusta varten esimerkiksi omaa postituslistaa, johon liittymällä henkilö antaa suostumuksen viestien lähettämiseen. Tätä postituslistaa koskevat samat tietosuoja-asetukset kuin muitakin henkilörekistereitä.

Kun iFest-jäsenrekisterin tietoja käytetään jäsenviestintään, tulee varmistua siitä, että rekisterin tiedot eivät päädy ulkopuolisille. Tietojen luovuttamisesta ulkopuoliselle käsittelijälle jäsenviestintää varten on aina sovittava erikseen Sulasolin ja käsittelijän kanssa. Sähköpostitse lähetettävissä jäsenkirjeissä ja muissa tiedotteissa toimijoiden sähköpostiosoitteet on kirjoitettava piilokopio-kenttään (Bcc), jolloin osoitteet eivät näy muille vastaanottajille.

Mikäli jäsenviestinnän vuoksi on tarpeellista tallentaa yhteystietolistoja esimerkiksi Excel-taulukkona, on nämä kopiot jäsenrekisteristä tuhottava heti, kun niitä ei enää tarvita. Kopioita jäsenrekisterin tiedoista ei tule säilyttää omalla tietokoneella tai pilvipalvelimissa.

Erikoisliitot ja piirit voivat käyttää iFest-jäsenrekisterin tietoja henkilön jäsenyyden varmistamiseen vain seuraavissa tilanteissa:

  • oikeus edustaa jäsenyhdistystä erikoisliiton tai piirin varsinaisissa kokouksissa
  • oikeus erikoisliiton tai piirin huomionosoituksiin tai suoritusmerkkeihin
  • oikeus jäsenille myönnettävään alennushintaan myyntituotteista, tapahtumien osallistumismaksuista tai muista erikoisliiton tai piirin tarjoamista palveluista

Mikäli erikoisliitolla tai piirillä on käytössään muita henkilörekistereitä (esim. asiakasrekisteri, huomionosoitusrekisteri), on henkilötietojen käsittely näissä rekisterissä dokumentoitava erikseen.

Kun järjestätte tapahtumia ja keräätte niihin ilmoittautumisia sähköisellä lomakkeella, voi lomakkeeseen lisätä seuraavanlaisen rasti ruutuun -kohdan:

”Yhteystietoni saa tallentaa ja käyttää [Liiton/piirin] toiminnasta tiedottamiseen. Jos vastaat ei, yhteystietoja käytetään vain tähän tapahtumaan liittyvään tiedotukseen.”